1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung im Rahmen dieser Anwendung (Coach-Konten, Abrechnung, Login) ist:
(noch nicht hinterlegt)
Deutschland
E-Mail: (noch nicht hinterlegt)
Hinweis zur Rollenverteilung: Für die Daten seiner Klient:innen ist der jeweilige Coach die verantwortliche Stelle; der Betreiber handelt insoweit als Auftragsverarbeiter. In der Klienten-Freigabeansicht wird der verantwortliche Coach gesondert ausgewiesen.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 6)
Betrieb des Coach-Kontos und der App-Funktionen (lit. b), Abrechnung und gesetzliche Aufbewahrung (lit. b/c), Sicherheit und Missbrauchsabwehr (lit. f), einwilligungsbasierte Verarbeitungen wie die KI-Textvorschläge (lit. a). Einwilligungen sind jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
Zugriffsprotokoll: Sieht die Betreiberin Daten eines Coaches ein, die Angaben zu Klienten enthalten können (Text oder Bildschirmfoto einer Meldung aus dem Testkatalog, Export einer Testrunde, gesperrte Nachweise, direkte Zugriffe auf die Datenbank), wird jeder dieser Zugriffe mit Zeitpunkt, Art und Gegenstand protokolliert. Das Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit und dem Schutz der Daten (lit. c und f). Es enthält selbst keine Klientendaten. Einsehen können es die Betreiberin und der jeweils betroffene Coach unter „Meine Daten“; es ist Teil des Datenexports.
Verschlüsselung: Namen, Geburtsdaten (Datum, Zeit, Ort) und Kontaktdaten von Klienten und Profilen sowie die daraus berechneten Charts werden verschlüsselt gespeichert, mit einem eigenen Schlüssel je Coach-Konto. Wer nur die Datenbank oder eine Sicherung erhält, kann sie nicht lesen (Art. 32 DSGVO). Mit der Löschung eines Coach-Kontos werden dessen Schlüssel und Angaben sofort aus der Datenbank entfernt. In den Datenbank-Sicherungen unseres Hosters bestehen sie noch, bis diese automatisch gelöscht werden, höchstens 60 Tage.
3. Cookies und Speicherung im Browser
Die App speichert im Browser nur, was für den Dienst unbedingt erforderlich ist oder was du selbst einstellst:
- Anmelde-Cookie: hält dich angemeldet, solange deine Sitzung läuft.
- Freigabe-Cookie: nur wenn eine Klientin oder ein Klient einen PIN-geschützten Freigabe-Link öffnet; es merkt sich die richtige PIN für diesen einen Link und läuft mit der Freigabe ab.
- Seitenleiste: ein Cookie merkt sich eine Woche lang, ob du die Navigation auf- oder zugeklappt hast.
- Ansicht im Studio: der Browser-Speicher merkt sich, welche Leisten du im Bericht-Editor ein- oder ausgeblendet hast.
Es gibt kein Tracking, keine Statistik- oder Werbe-Cookies und keine eingebetteten Inhalte fremder Anbieter. Schriften liegen auf unserem eigenen Server. Deshalb ist kein Cookie-Banner erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
4. Empfänger / Drittanbieter
| Anbieter | Zweck / Daten | Rechtsgrundlage | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Versand (SMTP) noch zu ergänzen | System-E-Mails (Registrierung, Passwort, AVV, optionaler Rechnungsversand) E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt | Art. 6 Abs. 1 lit. b | kein dauerhaftes Speichern über den Versand hinaus |
| Hostinger (Hosting, MySQL-Datenbank, Datei-Speicher) EU/EWR | Betrieb der Anwendung, Speicherung aller Inhalte sämtliche in der App gespeicherten Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag) / Art. 28 (Auftragsverarbeitung) | für die Dauer des Vertragsverhältnisses |
| KI-Anbieter (BYOK, vom Coach selbst gewählt) je nach Wahl des Coaches, vom Coach gewählt | Text-Vorschläge im Studio und Tagesimpuls (nur auf Zuruf) abgeleitete HD-Werte und Bibliothekstexte; kein Geburtsdatum, Name nur optional | Art. 6 Abs. 1 lit. a/f: der Coach wählt den Anbieter (Verantwortlicher) | keine Speicherung durch die App; abhängig vom Anbieter |
| Lexware Office (Abrechnung, optional) Deutschland, vom Coach gewählt | Übergabe fertiger Rechnungen als Beleg (nur wenn vom Coach aktiviert) Rechnungsdaten (Empfänger, Positionen, Beträge) | Art. 6 Abs. 1 lit. c (gesetzliche Pflicht) / lit. b | gesetzliche Aufbewahrung (8 Jahre) |
Der KI-Anbieter wird vom Coach selbst gewählt (BYOK); für dessen Auswahl und ggf. Drittlandtransfer ist der Coach verantwortlich. Die aktuelle Liste mit angekündigten Änderungen steht auf der Seite Dienstleister.
5. Aufbewahrung / Löschfristen
| Datenart | Frist |
|---|---|
| Archivierte Kontakte / Profile | 12 Monate nach Archivierung, dann Löschung |
| Abgelaufene / widerrufene Freigabe-Links | 30 Tage nach Ablauf |
| Passwort-Reset-Token | 24 Stunden |
| 2FA-Challenges | 1 Stunde |
| Zustimmungs-Audit-Log (Drittprofile) | 36 Monate (Nachweis) |
| Freigabe-Zugriffsprotokoll (IP gekürzt) | 30 Tage |
| Abrechnungsdaten | 8 Jahre (gesetzliche Pflicht, danach anonymisiert) |
| Nachweis abgeschlossener AVV, Widersprüche und Versandprotokoll (nach Kontolöschung) | 6 Jahre nach der Löschung des Kontos, so lange gesperrt (verschlüsselt, nur für den Nachweis) |
| Zugriffsprotokoll der Betreiberin | 6 Jahre nach dem Eintrag, auch über eine Kontolöschung hinaus |
6. Ihre Rechte (Art. 15 bis 21)
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Als Coach können Sie diese Rechte direkt in der App wahrnehmen:
- Meine Daten: Übersicht aller gespeicherten Daten (Auskunft, Art. 15)
- Datenexport: alle Daten als Datei (Portabilität, Art. 20)
- Account löschen: Löschung (Art. 17)
Stand: dieses Gerüst wird vom Betreiber gepflegt. Rechtsverbindliche Angaben siehe Impressum.